Головні аспекти ведення трудових книжок

Як правильно вести облік трудових книжок та вносити записи до них? Чи ведуться трудові книжки на студентів, які проходять стажування на підприємстві? На підставі яких документів робиться запис у трудовій книжці працівника про навчання й про службу в складі Збройних Сил України? Чи можна надіслати трудову книжку працівника поштою у разі його звільнення? Що робити працівникові, який не має доступу до своєї трудової книжки внаслідок проведення АТО на території, де він працював?

Трудова книжка — це основний документ про трудову діяльність працівника та відповідно до статті 62 Закону № 1788 підтверджує стаж його роботи під час оформлення пенсії. Виходячи із цього стає зрозумілим, яка важлива роль у працівників кадрової служби або особи, відповідальної за ведення трудових книжок.
Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємствах, установах, організаціях (далі —підприємство) усіх форм власності, та у фізичних осіб — суб’єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи, які використовують працю найманих працівників; на сезонних, тимчасових та позаштатних працівників за умови, що такі працівники підлягають державному соціальному страхуванню. Також трудові книжки ведуться на студентів, які проходять стажування на підприємствах. Трудові книжки не ведуться лише на працівників, які працюють за сумісництвом, тому що трудова книжка має зберігатися за основним місцем роботи.

Влаштовуючись на роботу, працівник зобов’язаний подати належно оформлену трудову книжку. Саме тому радимо, проводячи співбесіду з кандидатом на вакантну посаду, якщо він має трудову книжку, за його згодою, переглянути її та переконатися в правильному оформленні. У разі виявлених помилок слід направити цю особу до роботодавця, де зробили відповідний запис, щоб виправити помилки й надалі з прийняттям кандидата на роботу не виникало непорозумінь.

Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить правонаступник та засвідчує печаткою, в разі його відсутності — вища організація, якій підпорядковане підприємство, а в разі її відсутності — обласний архів або державний архів. Виправлені відомості про роботу, нагородження та заохочення мають повністю відповідати оригіналові наказу. У разі втрати наказу або невідповідності відомостей виконуваній роботі виправлення їх здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Показання свідків не можуть бути підставою для виправлення занесених раніше записів. Якщо, працевлаштовуючись на роботу, працівник подає трудову книжку старого зразка з належно оформленими даними про роботу, треба прийняти у нього таку трудову книжку й надалі заносити до неї записи про трудову діяльність, бовідповідно до Постанови № 301 трудові книжки раніше встановленого зразка обмінові не підлягають.

Постановою № 301 затверджено зразки бланків трудової книжки та вкладиша до неї. На підприємстві ведеться книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-9, затверджена Наказом № 277). Книга має бути пронумерована, прошнурована, скріплена підписом керівника підприємства й печаткою. До цієї книги вносять записи про всі операції, пов’язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланка. Книгу веде бухгалтерія підприємства.

Підзвітні бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії підприємства, їх видають за заявкою особі, відповідальній за ведення трудових книжок. Наприкінці кожного місяця ця особа подає до бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них та про суми, одержані за видані працівникам трудові книжки й вкладиші, з додаванням до звіту прибуткового ордера каси підприємства.

На зіпсований під час заповнення бланк трудової книжки або вкладиша до неї треба скласти акт на списання бланків трудових книжок або вкладишів до них (форма П-11, затверджена Наказом № 277), вартість зіпсованих бланків сплачує підприємство. Якщо на підприємстві загубили трудову книжку працівника внаслідок стихійного лиха або з інших причин, йому видають дублікат трудової книжки без стягнення її вартості. Роботодавець зобов’язаний постійно мати потрібну кількість бланків трудових книжок і вкладишів до них.

Оформлення трудової книжки працівника, який працевлаштовується вперше

Якщо кандидат на роботу не має трудової книжки та вперше працевлаштовується, він повинен пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку; військовослужбовці, звільнені із Збройних Сил України, Національної гвардії України, Служби безпеки України та інших військових формувань, створених відповідно до законодавства України, пред’являють військовий квиток. Звільнені з місця відбування кримінального покарання зобов’язані пред’явити довідку про звільнення. Підприємство має забезпечити трудовою книжкою такого працівника та отримати від нього кошти за неї.

Уперше заповнення трудової книжки здійснює роботодавець не пізніше тижневого строку з дня прийняття працівника на роботу. Відомості про працівника записують на першій сторінці трудової книжки відповідно до запису в паспорті або свідоцтві про народження, а саме — прізвище, ім’я, по батькові й дату народження працівника, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами. Зазначають дату заповнення трудової книжки, і працівник підписом засвідчує правильність унесених відомостей. Потім першу сторінку трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, — розбірливо пише прізвище й ставить печатку підприємства або відділу кадрів.

Запис про навчання робиться на підставі довідки з навчального закладу, а не на підставі диплома. Запис про службу робиться на підставі військового квитка. Якщо особа, що працевлаштовується, не має документів, що підтверджують навчання або службу, та зі слів працевлаштовується вперше, вноситься запис наприклад: «До працевлаштування в ТОВ «Стандарт» трудового стажу не має».

Автор — Наталя КОЗИНЕЦЬ, фахівець із трудового права та кадрового діловодства, експерт гарячої лінії журналу

Повний текст статті — у журналі «Довідник кадровика» № 10, 2016